Forwarder firmasında departmanların işleyişi (Lojistik)

Staj deneyimlerinden yola çıkarak forwarder şirketi olarak hizmet veren firmada karayolu operasyon departmanların işleyişi hakkında bilgi vereceğim. Öncelikle forwarder firmasının iş tanımı ile başlayalım. Forwarder karayolu, havayolu, demiryolu sevkiyatı yapan, gümrükleme ve sigorta hizmetlerini gerçekleştiren 'Anahtar Teslim Nakliye' hizmeti veren firmalardır. Departmanların işleyişini anlatmaya başlamadan önce bazı terimlerin tanımlarını vereceğim. Çünkü; departmanların yaptığı işleri anlatırken kullanacağımız terimler olacak. Bu terimlerin firmada verilen bana söylenen tanımlarını yazacağım. Ayrıca terimlerin üzerine tıklayarak internet üzerinde ki tanımlarını da görebilirsiniz. Kullanılan terimler; 

*Navlun: Fiyat teklifidir. Müşterinin taşınmasını talep ettiği yükleri için verilen taşıma ücretidir.

*Yurtdışı gümrük masrafları (ydg): Konu malzemenin/siparişin taşınması esnasında yurtdışında ki gümrük masrafları için alınan ücrettir.

*Yurtdışı yol vergisi (maut): Yurtdışında taşıma esnasında oluşan ülkelerin talep ettiği yol kullanım bedellerini kapsamaktadır.

*Çıkış İhbarnamesi: Yükleme adresinden alınan siparişlerin araca yüklenip sefere çıkmasının ardından müşteriye çıkış bildiriminin yapıldığı ve içeriğinde yük ile ilgili detaylı bilgilerin verildiği belgedir.

*Varış İhbarnamesi: Yurtdışından yüklenen aracın yurtiçi gümrük veya antrepo sahasına gelmesi durumunda müşteriye varış bildirimin yapıldığı belgedir. 

*Eta: Tahmini varış tarihi.

1) Müşteri Hizmetleri Departmanı: Lojistik müşteri hizmetleri departmanında müşteri ile  iletişimler kurularak organizasyonun ilk aşamasına başlanır. Müşteri ihtiyaçları, talepleri, sorunları gibi konularda müşteri ileiletişim kurarak bilgilendirme yapar. Müşteri taşınmasını talep ettiği yükün sipariş detaylarını vererek bir navlun fiyatı ister. Sipariş detayları; palet/fıçı/koli/ıbc adet/kg detayları, yükleme ülkesi, boşaltma ülkesi, gümrüğü vb. bilgiler verir. Bunun üzerine bir fiyat teklifi verilir. Müşterinin teklifi kabul etmesi üzerine ürünün çıkış ülkesinden varış ülkesine kadar geçen süreci takip ederek süreçle ilgili müşteriye bilgi verir. Ayrıca sistem üzerinden sipariş kaydının açılması, çıkış ihbarnamelerinin ulaştırılması ve bildirimin yapılması, sisteme ydg, maut, navlun, ekspres bedeli, yanıcı navlun farkı vb. kalemlerin sisteme girilmesini sağlar.

2) Dispozisyon Departmanı: Müşteri hizmetleri departmanının müşteriden aldığı sipariş detayları ile müşterinin onayını alıp yükün taşınmasının kesinleştirilmesi üzerine siparişlerin 'Sefer Planlaması'nı yapmaktadır. Özellikle parsiyel yüklerde araç organizasyonun yapılması ve siparişlerin toplanma sırasını organize etmektedir. Araçların sefer atamalarını yapar. Ayrıca sefer sonunda sefer kâr/zarar durumunun kontrolünü gerçekleştirerek raporlama yapmaktadır. Sistem üzerinden sefer açılarak; yükleme yeri, varış yeri, giriş/çıkış gümrüğü, ithalat/ihracat durumu,taşıma şekli, eta bilgisi gibi bilgilerin veri girişleri sağlanıyor.

3) Tedarik Departmanı: Müşteri hizmetleri ve pazarlama departmanı tarafından alınan siparişin detaylarına göre uygun araç tedarikini sağlamaktadır. Siparişin kg, paket ölçüleri, mal palet/fıçı/ıbc/koli bilgileri, yükleme ülkesi ve boşaltma ülkesi gibi bilgilerine ve parsiyel yük veya komple yük olmasına göre araç tedarikini sağlar. Uygun olan özmal araçlar ile veya dış kaynak kullanımı yapılarak kiralık araçlardan yük organizasyonunun yapılması için araç tedarikini sağlar. Ayrıca sefere çıkan araçların araç konum bilgilerinin takibini yaparak diğer departmanlara bilgilendirmesini yapmaktadır. Taşınacak yük için yük sözleşmesini yapar.

4) Yurtiçi Operasyon Departmanı: Yurtdışından gelen araçların gümrükten itibaren işlemlerinin yapılmasını sağlamaktadır. Yurtdışından gelen araçların gümrük kapısında kontrollerinin takibi, beyanname ve tescil durumlarının takibi, gümrük/antrepo işlemleri gibi süreçlerin takibini sağlar. Aracın boşaltılmasından, navlun ve ordino faturalarının kesilerek dosyanın kapatılmasına kadar geçen süreci takip eder.

5)Yurtiçi Nakliye Departmanı: Yurtiçinde taşımasının yapılacağı yük,konteynır vb. taşımaların organizasyonu yapmaktadır. Limandan limana, transit taşımacılık veya gümrükten gümrüğe gibi taşımaları organize etmektedir.

Özet olarak müşteri hizmetleri departmanı sipariş detaylarını alır ve dispozisyon departmanına bildirir. Dispozisyon departmanı tedarik departmanına bildirerek araç tedarikinin yapılmasını sağlar. Yurtiçi gümrüğe gelen araçların tescil ve beyanname durumlarının takibini yurtiçi operasyon departmanı takip ederek koordine eder. Sonuç olarak lojistik bir bütün olarak hareket etmektedir. Departmanlar arasında sürekli bir iletişim vardır. Bu iletişimler hızlı olması açısından outlook üzerinden yazışma olarak yapılır.

İletişim e-mail: huseyinaktas.tr@gmail.com

Lojistik sektörüne genel bakış, staj deneyimleri ile sektörel bilgiler

    Üniversitede öğrendiğimiz bilgiler işe başlamanın ilk aşaması olan staj döneminde işimize yaramaya başlıyor. Bunun nedeni ise terimlere olan aşinalığımız ve iş yerinde terimleri duyduğumuzda belgelerin ne işe yaradığı hakkında ön bilgiye sahip olmamız. Forwarder şirketi olarak hizmet veren lojistik firmasında benim 3 aylık dolu dolu geçirdiğime inandığım farklı departmanlar ve lokasyonlarda çalışma imkanı bulduğum staj deneyimi ile öğrendiğim teorik bilgilerin sentezlenmiş halini bu yazılarımda size anlatacağım. Özellikle staja başlayanlar veya başlayacak olanlar için ek bilgi olarak yol gösterici olacağına inanıyorum.
  
    Bütün deneyimlerden 1 yazıda bahsetmek mümkün olmayacak. Öncelikle yazılarımda bahsedeceğim konuların neler olduğunu belirteyim. Sırası ile;

1) İş yerinde kullanılan terimler (Departmanların işleyişini anlatırken işimize yarayacak tanımlar)

2) Forwarder şirketinin ne iş yaptığı hakkında kısa bilgi ve bu iş yerinde ki departmanların görev tanımları ve iş akışı hakkında bilgiler. Bu departmanlar;
    2.1) Müşteri Hizmetleri Departmanı (Call Center olarak aklınıza gelmesin tamamen farklı)
    2.2) Dispozisyon Departmanı
    2.3) Tedarik Departmanı
    2.4) Yurtiçi Operasyon (Ordino) Departmanı
    2.5) Yurtiçi Nakliye Departmanı

3) Kullanılan belgeler ve yük evrakları

4) Özmal ve kiralık araç organizasyonlarının nasıl yapıldığı ve kullanılan belgeler

5) FTL (Full Truck Load) ve LTL (Less Truck Load) yükleme organizasyonlarının nasıl yapıldığı hakkında bilgi

6) Antrepo işlemlerinin nasıl yapıldığı, antrepoya gelen aracın boşaltma işlemlerinin yapılması ve depo içi kullanım hakkında bilgi

7) LDM (Ladametre) hesaplama / Navlun fiyatı oluşturma hakkında bilgi

8) Siber Lojistik ve Nakliye programı hakkında bilgi

    Yukarıda belirttiğim 8 başlıkla ilgili ayrı ayrı yazılar yazarak bu konularda size bilgi aktarmaya çalışacağım. Faydalı olacağını düşünüyorum.

Departmanların işleyişi ile ilgili blog yazısı için buraya tıklayınız.

İletişim e-mail : huseyinaktas.tr@gmail.com